お問合せ

CONTACT

売上を上げコストを下げる! 円滑なコミュニケーション 8つのコツ

ブログ

こんにちは。人材育成コンサルタントの小関です。
職場において、なんといってもコミュニケーションはキモです。
コミュニケーションが円滑だと、売上が上がりコストが下がります

そもそも、よいコミュニケーションとは何でしょう?

「あなたの職場では、よいコミュニケーションが取れていますか?」とうかがうと、
「最近、食事会や飲み会も減ってしまってね…」
「ランチは時間をズラして取るから、なかなかプライベートな話ができなくて」
という答えが返ってくることがあります。

もちろん、そのような個人的な話ができる場も大事です。

ですが、
よいコミュニケーションとは、
自分が伝えたいことが相手に伝わり、相手がきちんと理解し、伝えた通りに行動してくれること。

このコミュニケーションが円滑にいくと、業務効率が上がり、結果的に売上アップやコスト削減につながります。
また、社内の雰囲気がよくなります。

反対に「伝えたのに、伝わっていない」「相手が全然理解してくれていない」というコミュニケーションがうまくいっていない状態だと、仕事が止まる、行動はしてくれたが思っていた結果と違ったなどが起こります。

時間と労力を消費し、とても非効率です。
売上ダウンの原因になるほか、クレームにもつながりやすく、会社のブランド価値も下がります。

そういった意味から、コミュニケーションは非常に大切です。

今回は、円滑なコミュニケーションのコツを8つお伝えします。
それほど難しいものはありません。意識を少し変えるだけで、関係性がよくなります。
特に社長と社員、上司と部下など上下関係がある場合にぜひご活用ください。

コミュニケーションのコツ ①「相手と出したい結果」を明確にする

今、関わっている仕事の「目的」をはっきりさせましょう。
相手とどういう結果を出したいのか? このチームではどういう結果を出すのか? など、お互いに最終的に手に入れたいもの(目的)を明確にします。
その目的を共有し、確認しながら話を進めましょう。

接客業務を後輩に教える場合を例にあげます。
一番大切な目的は「お客様を喜ばせること」だとしましょう。
まず、その目的を相手に伝え、そのためにすべきこと、例えば「自分から声をかける」「明るい笑顔で話す」「文字は丁寧に書く」など行動すべきことを伝えます。

目的を伝えていることで、なぜそのように行動しないといけないかの理由が理解しやすく、納得しやすいのです。
「お客様を喜ばせること」という目的を伝えず、すべき行動だけを伝えると、バラバラな情報として受け取り、全体像が見えにくいのです。
結果、望まない行動を相手がしたりします。

コミュニケーションのコツ ②自分と相手は 「違う人間」という前提をもつ

私たちは、自分と相手は違う人間だということを、つい忘れがちです。
「普通、こう思うだろう」「常識ではこうだよね」という自分の当たり前を前提にして話をしています。

ですが、1人ひとり、年齢、性別、出身地、性格、経験、環境などが違います。ということは1人ひとり「見ている世界」は一緒でも「見えている世界」が違うのです。
例えば、友人と一緒に同じ映画を見にいったことを思い出してください。見終わった後に感想を聞くと、友人は自分とは全然違うシーンに感動していたり、自分は気にしていなかったことにフォーカスしていたりすることって、ありますよね。

それと同じことが、職場でも起きています。
同じ職場で同じ仕事をしていても、人それぞれ気付く点や、フォーカスしている点が違います。
Aさんは先回りして準備をするが、Bさんはのんびり構えて放置しているという場合、AさんはBさんにイライラし、関係が悪くなるということもよく起きます。
Aさんにとって、先回りして準備することが当たり前だからですね。

こういうときは、Aさんが、Bさんと自分は「違う人間だ」という前提をもつことが大事。それだけで、感情をクールダウンさせることができるでしょう。
冷静になった上で、Bさんのことを良く考え、「じゃあ、どうしたら伝わるか?」と伝え方を考える選択肢も出てくるわけです。

コミュニケーションのコツ ③自分はどういう人間かを知る

「相手と自分は違う人間だとは分かりました! じゃあ、どうすればいい?」と思った方も多いでしょう。
まずは、自分自身のことを良く知りましょう。

●自分の性格
●考えのクセ
●習慣
●ポジティブかネガティブか?
●何が好きか?
●どういう事にやりがいを感じているか?

など、自分の内面について理解を深めるのです。

案外、自分のことは良く分かっていないもの。分かっているつもりで、勘違いや間違った思い込みも多いです。

先程の項目を、一度、自分に問いかけて、答えを書き出してみましょう。
頭の中だけで終わらせるのではなく、手を動かして書いてみるとよいですよ。
自分自身の棚卸です。

それだけで、新たな自分が発見できますし、自分自身を客観視できます。

コミュニケーションのコツ ④相手がどういう人間かを知る

自分自身のことが分かったら、次は相手がどのような人かを知り、理解を深めましょう。
今度は相手に対して、以下のことを考えてみましょう。

●相手の性格
●考えのクセ
●習慣
●ポジティブかネガティブか
●何が好きそうか?
●どういう事にやりがいを感じていそうか?

こちらも書き出してみましょう。
書いてみて、改めて眺めてみると、「ああ、こういう人かもしれない」「こういう点は私と似ていて、こういう点は全然違う」と相手への理解が深まります。

相手理解が深まるほど、どういう風にコミュニケーションを取れば伝わりそうかが、少しずつ分かってきます。

そのコミュニケーション方法が正しいとは限りませんが、試してみる価値はあるでしょう。
コミュニケーションもトライ&エラーを繰り返して、少しずつ距離を縮めていけるはずです。

コミュニケーションのコツ ⑤1つ上の視点から自分たちを眺める

それでも、相手とどうしてもうまくコミュニケーションが取れないと感じるときは、1つ高い視点に上がって自分たち2人を眺めてみましょう。
頭上から自分と相手を客観視する方法です。映画やドラマを見ている感じに近いと思います。

相手の反応を自分目線で見るのではなく、第三者(しかも高い位置にいる人)の視線から見ることで、「自分の表情、言葉、反応を、もっとこうすればよいかもしれない」と振り返ることができ、改善につなげられるのです。

コミュニケーションのコツ ⑥相手の話を十分に聴く

人間は、自分を理解してもらいたい思いが強い場合、どうしても自分の話ばかりをしてしまいます。
ですが、相手に聴いてもらいたいときほど、相手の話(言い分、事情など)を十分に聴くのが先です。
それは言い訳かもしれず、聴きたくないかもしれませんが。

なぜなら、「自分を理解してもらいたい」「自分の話を聞いてもらいたい」と相手は思っているからです。
話を聞いてもらえたという実感があると、相手の心は開き、また余裕もでき、今度はあなたの話を聞くという姿勢ができるのです。

聴いてもらう体制をつくってから、あなたの伝えたいことを伝える方が、受け取ってもらいやすくなります。

コミュニケーションのコツ ⑦相手に合わせてコミュニケーションを変える

どんな相手にでも同じコミュニケーションをしていませんか? 
相手により、コミュニケーションを変えた方が届きやすい場合があります。

面と向かって口頭で言われる方がいい人、電話で伝えられるのがいい人、メールやメッセージなどテキストでもらうのがいい人など、相手に合わせた方法で伝えるとよいでしょう。

また、相手の性格や考え方のクセにより、言い方を変えるとよいです。
優しく言った方がいい、厳しめの方がいい、婉曲な方がいい、直球で伝えた方がいいなど、相手によって受け取りやすい言い方が違います。

相手が受け取りやすく、行動に移しやすいコミュニケーションを選びましょう。

コミュニケーションのコツ ➇沈黙も、方法の1つ 

沈黙が苦手という方がいます。沈黙を埋めようと、いろいろな話題を繰り出すこともあるでしょう。ですが、沈黙も1つの有効な手法として活用できます。

相手が沈黙している場合、頭がフリーズしている場合もありますが、深く考えているときもあります。
そんなときは、あえて話をせず、1人で思考を深めてもらう時間を持つことも大事です。

また、自分が沈黙をつくることで、相手に考えさせる方法もあります。
話し過ぎず、黙って目で語ることが有効なことがあります。

「沈黙は金、雄弁は銀」とということわざがあります。
時に、沈黙することは、多くを語る以上に価値が高いという意味です。
なかなか高度ではありますが、経験を積んで、活用していきましょう。

円滑なコミュニケーションのコツは以上です。
コミュニケーションがうまくいかないとき、相手のせいにしてしまいがちです。人間なのでそうしてしまいがちですが、他人に責任を転嫁している内は、何も好転しません。

少しずつで構いませんので、ご自身を変えていってみてくださいね。

人材育成は長丁場。
コツコツと積み重ねて、強い人、強い会社をつくっていきましょう!

【関連記事】

社内の成長株を見抜こう。伸びる人の8つの特徴とは?

同僚の欠点は言うが、自分の欠点は直視しない

スタッフのコミュニケーション力が低いときは

リーダーが自発的に動かないのは、何が足りないからか?

ご質問などございましたら、お気軽にお問い合わせください。