ちゃんとコミュニケーションできていますか？　伝えたいことを相手に伝える６つのコツ

2021.02.18

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人材育成コンサルタントの小関です。
仕事でも（プライベートでもですが）、コミュニケーションは非常に重要なスキルです。
コミュニケーションが取れていない職場は、右のものを左に移すくらいの簡単なことですら、とても手間と時間がかかります。
効率化するためにもコミュニケーションは大事です。

ですが、同じ日本語を使っているのにも関わらず、スタッフ間、上司とスタッフ、部署間などにおいて、よいコミュニケーションが成立していない場合が多いです。
人はそれぞれ、性別、年齢、立場、経験、スキル、考え方などが違い、また、違う人間だからこそ、同じ日本語でも受け取り方が違ったりするからです。
そこで、今回は対面や電話で話す際に、伝えたいことを相手に伝えるコミュニケーションのコツを６つにまとめました。

スタッフにコミュニケーションの基礎を伝えるときにご活用ください。

伝えたいことを相手に伝えるコツ ①伝える前に、要点をまとめる　

伝えるときに、いきなり話し始める人がいます。
伝えることに慣れている人はよいのですが、慣れない人は、話し出す前に、伝えたい内容を紙に書くか、スマホやPCのメモ帳に打つなどしてから話すとよいです。

まずは、頭の中で考えていることを書き出しましょう。
思いつくことを書くだけ書きます。
その中で、どのことを話すかを選び、どの順序で話すかを決めます。

これを行うだけで頭の中が整理されますので、ぜひおすすめします。

伝えたいことを相手に伝えるコツ ②相手の知りたいことを話す　　

伝える際、相手の知りたいことを考えていますか？
上司なら「結果」だったり、他部署の人なら「別の部署からの要望」だったりします。
相手の知りたいことを考えてから、そのことが伝わるよう話す内容をまとめましょう。

これは、相手がすぐに内容を理解できるようにするためです。相手に余計な時間を使わせない点からも意識しましょう。

時間は貴重な資源ですので、長々と伝えないように工夫します。

伝えたいことを相手に伝えるコツ ③話しかけていいタイミングに話す　

相手に話しかけてよいタイミングを見計らいましょう。
相手が忙しいときに話しかけると、仕事の邪魔になります。また、相手が話を聞ける態勢の時でないと、きちんと聞いてもらえません。

また、締切があるものなどは、締切ギリギリで伝えると返事が間に合わなかったりしますので、余裕を持って伝えるようにします。

伝えたいことを相手に伝えるコツ ④結論から話す

伝えるときは結論から話します。次に、理由、詳細と続くと分かりやすいです。
結論からではなく、関係のないことから話す人がいますが、それは分かりにくいものです。
「で、要するに何なの？」と言われることもあるかもしれません。

例えば、部下が上司に報告するときに、こんな話し方をする人がいます。
「今日、出社したらですね、お客様から電話があってですね、新商品について話されたんですよ。それでですね…」
このような報告です。

こう話されると、いったい何の話なのか、結論がなかなか出てこなくて、分かりにくいものです。
こういう場合は結論から言います。
「新商品のこの部分を変えることはできますか？　今朝、お客様から改善点をいただきまして、それは…」と話します。

結論から話す方が、上司が早く判断でき、余計な時間がかかりません。

伝えたいことを相手に伝えるコツ ⑤相手に伝わる言葉を使う　

どんな言葉を使うかも大切な要素です。
専門的な内容で相手が理解するのが難しそうな場合、分かりやすい説明を加えるか、理解しやすい言葉に変換するなどします。

伝える目的は、話す内容を相手に理解してもらうこと。
伝えるには相手目線が必須なのです。

伝えたいことを相手に伝えるコツ ⑥「言ったか」ではなく「伝わったか」を確認する

大事なのが、「言ったか」ではなく「伝わったか」を確認すること。
自分は言ったつもりでも、相手には伝わっていないことが結構多くあります。相手に伝わる言葉や言い回しを心がけてください。

これは簡単そうで、案外難しく、できていないことが多いです。
「自分目線」で話をするため、相手が理解できないこともしょっちゅう起こります。
「相手目線」を意識して、相手がすぐに理解できる言葉、言い方を考えながら伝えましょう。

伝えたいことを相手に伝えるコミュニケーションのコツは以上です。
それほど難しいことではありませんが、ちょっとした気遣いが必要です。

すぐにできるようにはなりませんし、また、年を経て経験を積んでも、新しい世代の人が出てくるとコミュニケーションが取りづらくなったりします。
仕事でもプライベートでも、人に関わる限り、コミュニケーションの問題は一生ついて回ります。

どの世代の人も、日々の小さなコミュニケーションから気を配って、スキルを磨いていきましょう！
改善し続けていくうちに、コミュニケーション力はアップしていきますよ。