売上を上げコストを下げる！ 円滑なコミュニケーション ８つのコツ
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こんにちは。人材育成コンサルタントの小関です。
職場において、なんといってもコミュニケーションはキモです。
コミュニケーションが円滑だと、売上が上がりコストが下がります。
そもそも、よいコミュニケーションとは何でしょう？
「あなたの職場では、よいコミュニケーションが取れていますか？」とうかがうと、
「最近、食事会や飲み会も減ってしまってね…」
「ランチは時間をズラして取るから、なかなかプライベートな話ができなくて」
という答えが返ってくることがあります。
もちろん、そのような個人的な話ができる場も大事です。
ですが、
よいコミュニケーションとは、
自分が伝えたいことが相手に伝わり、相手がきちんと理解し、伝えた通りに行動してくれること。
このコミュニケーションが円滑にいくと、業務効率が上がり、結果的に売上アップやコスト削減につながります。
また、社内の雰囲気がよくなります。
反対に「伝えたのに、伝わっていない」「相手が全然理解してくれていない」というコミュニケーションがうまくいっていない状態だと、仕事が止まる、行動はしてくれたが思っていた結果と違ったなどが起こります。
時間と労力を消費し、とても非効率です。
売上ダウンの原因になるほか、クレームにもつながりやすく、会社のブランド価値も下がります。
そういった意味から、コミュニケーションは非常に大切です。
今回は、円滑なコミュニケーションのコツを８つお伝えします。
それほど難しいものはありません。意識を少し変えるだけで、関係性がよくなります。
特に社長と社員、上司と部下など上下関係がある場合にぜひご活用ください。
目次
コミュニケーションのコツ ①「相手と出したい結果」を明確にする
今、関わっている仕事の「目的」をはっきりさせましょう。
相手とどういう結果を出したいのか？ このチームではどういう結果を出すのか？ など、お互いに最終的に手に入れたいもの（目的）を明確にします。
その目的を共有し、確認しながら話を進めましょう。
接客業務を後輩に教える場合を例にあげます。
一番大切な目的は「お客様を喜ばせること」だとしましょう。
まず、その目的を相手に伝え、そのためにすべきこと、例えば「自分から声をかける」「明るい笑顔で話す」「文字は丁寧に書く」など行動すべきことを伝えます。
目的を伝えていることで、なぜそのように行動しないといけないかの理由が理解しやすく、納得しやすいのです。
「お客様を喜ばせること」という目的を伝えず、すべき行動だけを伝えると、バラバラな情報として受け取り、全体像が見えにくいのです。
結果、望まない行動を相手がしたりします。
コミュニケーションのコツ ②自分と相手は 「違う人間」という前提をもつ
私たちは、自分と相手は違う人間だということを、つい忘れがちです。
「普通、こう思うだろう」「常識ではこうだよね」という自分の当たり前を前提にして話をしています。
ですが、1人ひとり、年齢、性別、出身地、性格、経験、環境などが違います。ということは1人ひとり「見ている世界」は一緒でも「見えている世界」が違うのです。
例えば、友人と一緒に同じ映画を見にいったことを思い出してください。見終わった後に感想を聞くと、友人は自分とは全然違うシーンに感動していたり、自分は気にしていなかったことにフォーカスしていたりすることって、ありますよね。
それと同じことが、職場でも起きています。
同じ職場で同じ仕事をしていても、人それぞれ気付く点や、フォーカスしている点が違います。
Aさんは先回りして準備をするが、Bさんはのんびり構えて放置しているという場合、AさんはBさんにイライラし、関係が悪くなるということもよく起きます。
Aさんにとって、先回りして準備することが当たり前だからですね。
こういうときは、Aさんが、Bさんと自分は「違う人間だ」という前提をもつことが大事。それだけで、感情をクールダウンさせることができるでしょう。
冷静になった上で、Ｂさんのことを良く考え、「じゃあ、どうしたら伝わるか？」と伝え方を考える選択肢も出てくるわけです。
コミュニケーションのコツ ③自分はどういう人間かを知る
「相手と自分は違う人間だとは分かりました！ じゃあ、どうすればいい？」と思った方も多いでしょう。
まずは、自分自身のことを良く知りましょう。
●自分の性格
●考えのクセ
●習慣
●ポジティブかネガティブか？
●何が好きか？
●どういう事にやりがいを感じているか？
など、自分の内面について理解を深めるのです。
案外、自分のことは良く分かっていないもの。分かっているつもりで、勘違いや間違った思い込みも多いです。
先程の項目を、一度、自分に問いかけて、答えを書き出してみましょう。
頭の中だけで終わらせるのではなく、手を動かして書いてみるとよいですよ。
自分自身の棚卸です。
それだけで、新たな自分が発見できますし、自分自身を客観視できます。
コミュニケーションのコツ ④相手がどういう人間かを知る
自分自身のことが分かったら、次は相手がどのような人かを知り、理解を深めましょう。
今度は相手に対して、以下のことを考えてみましょう。
●相手の性格
●考えのクセ
●習慣
●ポジティブかネガティブか
●何が好きそうか？
●どういう事にやりがいを感じていそうか？
こちらも書き出してみましょう。
書いてみて、改めて眺めてみると、「ああ、こういう人かもしれない」「こういう点は私と似ていて、こういう点は全然違う」と相手への理解が深まります。
相手理解が深まるほど、どういう風にコミュニケーションを取れば伝わりそうかが、少しずつ分かってきます。
そのコミュニケーション方法が正しいとは限りませんが、試してみる価値はあるでしょう。
コミュニケーションもトライ＆エラーを繰り返して、少しずつ距離を縮めていけるはずです。
コミュニケーションのコツ ⑤1つ上の視点から自分たちを眺める
それでも、相手とどうしてもうまくコミュニケーションが取れないと感じるときは、１つ高い視点に上がって自分たち2人を眺めてみましょう。
頭上から自分と相手を客観視する方法です。映画やドラマを見ている感じに近いと思います。
相手の反応を自分目線で見るのではなく、第三者（しかも高い位置にいる人）の視線から見ることで、「自分の表情、言葉、反応を、もっとこうすればよいかもしれない」と振り返ることができ、改善につなげられるのです。
コミュニケーションのコツ ⑥相手の話を十分に聴く
人間は、自分を理解してもらいたい思いが強い場合、どうしても自分の話ばかりをしてしまいます。
ですが、相手に聴いてもらいたいときほど、相手の話（言い分、事情など）を十分に聴くのが先です。
それは言い訳かもしれず、聴きたくないかもしれませんが。
なぜなら、「自分を理解してもらいたい」「自分の話を聞いてもらいたい」と相手は思っているからです。
話を聞いてもらえたという実感があると、相手の心は開き、また余裕もでき、今度はあなたの話を聞くという姿勢ができるのです。
聴いてもらう体制をつくってから、あなたの伝えたいことを伝える方が、受け取ってもらいやすくなります。
コミュニケーションのコツ ⑦相手に合わせてコミュニケーションを変える
どんな相手にでも同じコミュニケーションをしていませんか？
相手により、コミュニケーションを変えた方が届きやすい場合があります。
面と向かって口頭で言われる方がいい人、電話で伝えられるのがいい人、メールやメッセージなどテキストでもらうのがいい人など、相手に合わせた方法で伝えるとよいでしょう。
また、相手の性格や考え方のクセにより、言い方を変えるとよいです。
優しく言った方がいい、厳しめの方がいい、婉曲な方がいい、直球で伝えた方がいいなど、相手によって受け取りやすい言い方が違います。
相手が受け取りやすく、行動に移しやすいコミュニケーションを選びましょう。
コミュニケーションのコツ ➇沈黙も、方法の１つ
沈黙が苦手という方がいます。沈黙を埋めようと、いろいろな話題を繰り出すこともあるでしょう。ですが、沈黙も１つの有効な手法として活用できます。
相手が沈黙している場合、頭がフリーズしている場合もありますが、深く考えているときもあります。
そんなときは、あえて話をせず、1人で思考を深めてもらう時間を持つことも大事です。
また、自分が沈黙をつくることで、相手に考えさせる方法もあります。
話し過ぎず、黙って目で語ることが有効なことがあります。
「沈黙は金、雄弁は銀」とということわざがあります。
時に、沈黙することは、多くを語る以上に価値が高いという意味です。
なかなか高度ではありますが、経験を積んで、活用していきましょう。
円滑なコミュニケーションのコツは以上です。
コミュニケーションがうまくいかないとき、相手のせいにしてしまいがちです。人間なのでそうしてしまいがちですが、他人に責任を転嫁している内は、何も好転しません。
少しずつで構いませんので、ご自身を変えていってみてくださいね。
人材育成は長丁場。
コツコツと積み重ねて、強い人、強い会社をつくっていきましょう！
人材育成コーチ/キャリアコンサルタント 小関 珠緒女性スタッフを抱える男性経営者向けにスタッフの人材育成を行っている。
コーチングなど個別面談、リーダー研修、コミュニケーションセミナー、人事評価制度の設計と運用などを行い、企業の成長をサポート。
人あたりのよさで本音を引き出し、相手の性格・強みに合わせて本質を突く指導が好評。
・国家資格 2級キャリア・コンサルタント技能士
・国家資格キャリアコンサルタント（JCDA会員）
・一般社団法人日本マインドセット協会（JMSET）認定インストラクター
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